10 Aspectos que debes cuidar en una Videoconferencia de negocios
¿Conoces las reglas de etiqueta para estar frente a una cámara en Internet?
La videoconferencia es una tecnología que permite enlazar varios puntos ubicados a larga distancia entre sí, proporcionando una comunicación en tiempo real por medio de transmisión de audio, video y datos. Puede sustituir la presencia física, reduciendo e costos de viaje y lo que es aún más importante: tiempo. Además, pueden enriquecer la integración de medios de exposición electrónicos y de comunicación tales como pizarras, documentos electrónicos, escritos a mano y videos que pueden incorporarse a la transmisión.
Sin embargo para que realmente esta sea una experiencia profesional y productiva tienes que cuidar algunos aspectos técnicos y de comportamiento que a continuación te presentamos:
- Elige un servicio empresarial. La videoconferencia empresarial ofrece la posibilidad de tener un ambiente correcto de comunicación, donde se pueden conectar varias personas desde distintos lugares y compartir información y contenidos de forma profesional. Cuando se utilizan soluciones orientadas al ámbito personal, la comunicación de video suele entrecortarse, el audio no es óptimo, y eso atenta contra lo que es una verdadera comunicación de calidad. La experiencia hace la diferencia.
- Haz pruebas. Antes de iniciar una videoconferencia asegúrate que cuentas con una buena conexión a Internet, así como la versión actualizada de la herramienta a utilizar.
- Elige el espacio correcto. Una de las partes menos consideradas pero más importantes de las videoconferencias, es el lugar donde se llevará a cabo. Antes de iniciar el chat revisa a detalle el margen de visión que tendrá la cámara. No la realices en lugares transitados o con muchos objetos y elige bien cuáles estarán visibles (por ejemplo, si te interesa que los interlocutores vean algún trofeo, diploma, fotografía, etcétera).
- Cuida tu imagen. Aunque no estés en contacto directo es muy importante que prestes atención a tu apariencia. Elige la vestimenta adecuada y asegúrate de cuidar mucho tu higiene y peinado. Evita usar rayas, ya sea en la camisa o el traje, puesto que éstas pueden distorsionar la imagen o incluso hasta marear al interlocutor.
- Cuida tu postura. No te sientes como si estuvieras en el sillón de tu casa, sino como si estuvieras en una reunión presente de negocios. Ponte derecho y acomoda los brazos sobre la mesa, haz que tus manos estén visibles y nunca las pases por encima de tu cabeza.
- Escoge un buen ángulo. Si lo haces en casa, no lo hagas en tu sofá y menos en tu cama. Además de que proyectarás una imagen poco profesional, tu cuerpo y tu cara se verán algo deforme en la cámara.
- Aprende dónde ver. Aunque en el contacto real es esencial ver al interlocutor directamente a los ojos, en videoconferencia debes considerar la “diferencia focal”. Cuando hables, debes ver a la cámara; cuando no, ve a la pantalla de tu computadora o dispositivo.
- Presta atención a tu voz y lenguaje. Tu tono de voz debe ser un poco más alto de lo norma, debes modular y articular a la perfección para que la otra persona(s) te escuche y entienda.
- Evita el multitasking. Es muy notorio cuando alguien que está participando en una videoconferencia está haciendo varias cosas a la vez. Sus ojos se mueven de un lado a otro o suenan clics u hojas, lo cual resulta sumamente molesto para el resto del equipo.
- Evita actitudes y gestos negativos. Al bostezar, jugar con plumas, fumar, comer o mascar chicle enviarás una señal de aburrimiento o ansiedad o incluso una falta de respeto.