17 Feb. 2017

10 Aspectos que debes cuidar en una Videoconferencia de negocios

¿Conoces las reglas de etiqueta para estar frente a una cámara en Internet?

La videoconferencia es una tecnología que permite enlazar varios puntos ubicados a larga distancia entre sí, proporcionando una comunicación en tiempo real por medio de transmisión de audio, video y datos. Puede sustituir la presencia física, reduciendo e costos de viaje y lo que es aún más importante: tiempo. Además, pueden enriquecer la integración de medios de exposición electrónicos y de comunicación tales como pizarras, documentos electrónicos, escritos a mano y videos que pueden incorporarse a la transmisión.

Sin embargo para que realmente esta sea una experiencia profesional y productiva tienes que cuidar algunos aspectos técnicos y de comportamiento que a continuación te presentamos:

  1. Elige un servicio empresarial. La videoconferencia empresarial ofrece la posibilidad de tener un ambiente correcto de comunicación, donde se pueden conectar varias personas desde distintos lugares y compartir información y contenidos de forma profesional. Cuando se utilizan soluciones orientadas al ámbito personal, la comunicación de video suele entrecortarse, el audio no es óptimo, y eso atenta contra lo que es una verdadera comunicación de calidad. La experiencia hace la diferencia.



  2. Haz pruebas. Antes de iniciar una videoconferencia asegúrate que cuentas con una buena conexión a Internet, así como la versión actualizada de la herramienta a utilizar.



  3. Elige el espacio correcto. Una de las partes menos consideradas pero más importantes de las videoconferencias, es el lugar donde se llevará a cabo. Antes de iniciar el chat revisa a detalle el margen de visión que tendrá la cámara. No la realices en lugares transitados o con muchos objetos y elige bien cuáles estarán visibles (por ejemplo, si te interesa que los interlocutores vean algún trofeo, diploma, fotografía, etcétera).



  4. Cuida tu imagen. Aunque no estés en contacto directo es muy importante que prestes atención a tu apariencia. Elige la vestimenta adecuada y asegúrate de cuidar mucho tu higiene y peinado. Evita usar rayas, ya sea en la camisa o el traje, puesto que éstas pueden distorsionar la imagen o incluso hasta marear al interlocutor.



  5. Cuida tu postura. No te sientes como si estuvieras en el sillón de tu casa, sino como si estuvieras en una reunión presente de negocios. Ponte derecho y acomoda los brazos sobre la mesa, haz que tus manos estén visibles y nunca las pases por encima de tu cabeza.



  6. Escoge un buen ángulo. Si lo haces en casa, no lo hagas en tu sofá y menos en tu cama. Además de que proyectarás una imagen poco profesional, tu cuerpo y tu cara se verán algo deforme en la cámara.



  7. Aprende dónde ver. Aunque en el contacto real es esencial ver al interlocutor directamente a los ojos, en videoconferencia debes considerar la “diferencia focal”. Cuando hables, debes ver a la cámara; cuando no, ve a la pantalla de tu computadora o dispositivo.



  8. Presta atención a tu voz y lenguaje. Tu tono de voz debe ser un poco más alto de lo norma, debes modular y articular a la perfección para que la otra persona(s) te escuche y entienda.



  9. Evita el multitasking. Es muy notorio cuando alguien que está participando en una videoconferencia está haciendo varias cosas a la vez. Sus ojos se mueven de un lado a otro o suenan clics u hojas, lo cual resulta sumamente molesto para el resto del equipo.



  10. Evita actitudes y gestos negativos. Al bostezar, jugar con plumas, fumar, comer o mascar chicle enviarás una señal de aburrimiento o ansiedad o incluso una falta de respeto.





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